M. Stephan Lux
Responsable du service
2.6
Courrier et Encodage
Réception, numérisation et encodage : véritable porte d’entrée de l’AAA, le service Courrier et Encodage joue un rôle essentiel dans le traitement quotidien des documents. En 2025, des milliers de documents ont été réceptionnés, numérisés et encodés chaque jour, permettant d’assurer leur transmission rapide et leur intégration dans les processus de l’association.
Le grand tri du matin
Chaque matin, les agents du service prennent en charge l’ensemble du courrier adressé à l’AAA, qu’il s’agisse de courrier postal ou des flux électroniques. Lettres d’assurés, formulaires officiels, correspondances internes… Chaque document est réceptionné, examiné et orienté vers le traitement approprié.
En 2025, le rythme est resté soutenu, avec une moyenne de 400 courriers entrants traités chaque jour.
La transformation numérique
Après le tri, les documents papier sont numérisés afin d’être intégrés aux systèmes informatiques de l’AAA. Chaque document est scanné et indexé, permettant d’en assurer la traçabilité et de faciliter son traitement par les services concernés. Après numérisation, les documents physiques sont conservés pendant une année civile complète dans les archives du service, dans un espace sécurisé et réservé aux agents, avant leur destruction conformément aux règles en vigueur.
L'art de l'encodage
L’encodage constitue l’une des principales activités du service. Lorsqu’une déclaration d’accident du travail, de trajet ou scolaire, ou encore une déclaration de maladie professionnelle, est réceptionnée, les agents procèdent à la création du dossier et à l’encodage des données nécessaires.
Lorsque des informations sont manquantes, le service effectue les démarches nécessaires afin de les obtenir. La rigueur de cet encodage contribue non seulement à la qualité et à la fiabilité des dossiers, mais également à l’alimentation des statistiques de l’AAA, utilisées par différents partenaires internes et externes.
La transmission au service « Prestations »
Une fois le dossier créé et les données encodées, le service « Courrier et Encodage » transmet le dossier au service « Prestations ». Le gestionnaire compétent est automatiquement informé par le système et peut ainsi poursuivre le traitement du dossier. Cette première étape joue un rôle essentiel dans la fluidité du traitement des dossiers et dans le respect des délais.
Le flux sortant
Le service assure également la préparation et l’expédition des courriers émis par l’AAA. En 2025, une moyenne de 250 courriers sortants par jour a été traitée et expédiée.
Le Chiffre du jour 650
C’est le volume moyen de courriers traités quotidiennement qui transitent chaque jour par le service : 400 courriers entrants et 250 courriers sortants. Un rôle indispensable qui garantit à la fois la qualité, la traçabilité et la disponibilité immédiate des informations pour tous les autres services de l’AAA.
